REPUBLIKA.CO.ID, Setiap orang tentu mengetahui apa itu kwitansi tetapi mungkin banyak yang tidak tahu dari manfaat dan fungsi kwitansi dalam sebuah transaksi. Kwitansi biasa diterima sebagai tanda bukti telah membayar atau mengeluarkan sejumlah uang untuk membeli barang atau sebuah jasa.

Agar lebih jelas mengenai kwitansi, maka simak saja ulasan lengkap dibawah ini:

Apa itu kwitansi?

Kwitansi adalah sebuah dokumen tanda bukti sebuah pembayaran telah dilakukan maupun penerimaan uang. Biasanya, dokumen ini ditanda tangani oleh penjual dan diterima oleh pembelinya. Atau dalam hal tertentu, kedua belah pihak juga memperkuat sisi legalitas.

Dokumen ini dibuat untuk memudahkan pencatatan arus kas dalam pembukuan. Beberapa hal yang harus ada di dalam kwitansi adalah kop perusahaan, nomor, nama penjual, nama pembeli, jumlah uang dalam nominal dan angka. Untuk lebih kuat dalam segi hukum, diperlukan tanda tangan dan materainya.

Dalam kasus besar, materai memang menjadi syarat mutlak agar keputusan yang dihasilkan menjadi lebih adil untuk kedua belah pihak.

Manfaat dan fungsi kwitansi

Secara umum kwitansi merupakan suatu alat bukti penerimaan sejumlah uang atau dana yang ditandatangani oleh penerima, lalu akan diserahkan kepada yang membayar dan bisa dijadikan sebagai sebuah bukti transaksi.

Sehingga apabila ada kesalahpahaman antara kedua belah pihak, bukti kwitansi bisa memperkuat secara hukum. Dalam bisnis, juga mengoreksi langsung setiap laporan keuangan sehingga dapat dipertanggungjawabkan dengan baik.

Dalam membuat kwitansi pembayaran sebuah transaksi tentu kamu harus memperhatikan beberapa hal sebagai poin penting, diantaranya:

1. Jangan menandantangani kwitansi kosong karena bisa digunakan oleh pihak tidak bertanggung jawab.

2. Perhatikan penulisan nama lengkap,

3. Berikan catatan mengenai untuk apa pembayaran ini dilakukan

4. Penggunaan materai untuk jumlah yang besar

Ciri-ciri pembuatan kwitansi

Ketika kamu ingin mengeluarkan kwintasi sebagai bukti pembayaran, maka dalam membuat kwitansi kamu harus memperhatikan beberapa ciri yang harus diketahui, diantaranya:

1. Biasanya, kwitansi ini dibuat dalam dua sisi yaitu atas bawah. Di sisi bawah, diberikan kepada penerima uang sedangkan di sisi satunya, untuk kebutuhan pencatatan pemberi. Atau jika menggunakan kwitansi yang dijual dipasaran, maka kamu bisa menuliskan pada sisi yang bagian besar untuk menyetorkan uang, dan bagian pinggir kecil bagi yang menerima uang.

Contoh kwitansi pembayaran dibagi dalam dua bagian diantaranya yakni bagian kiri disebut dengan sub kwitansi bagian ini digunakan sebagai bukti bagi yang meminta uang dan bagian sebelah kanan diberikan kepada yang membayar atau menyerahkan sejumlah uang.

Adapun kwitansi yang dibuat secara rangkap, dimana bagian paling atau bgaan asli asli diberi kepada yang membayar dan bagian bawah atau arsip pada yang menerima sejumlah uang.

2. Dalam sebuah kwitansi harus memiliki tulisan yang jelas, mencantumkan nomor, nama penerima dengan huruf kapital dan terbaca jelas, dan ada jumlah uang baik dalam bentuk angka nominal maupun huruf.

3. Dibuat dengan menggunakan kertas namun ada juga yang elektronik. Sekarang ini memang sudah banyak kwitansi dalam bentuk elektronik, salah satunya bisa dalam bentuk barcode atau stiker barcode sebagai bukti pembayaran telah lunas.

Beberapa jenis dokumen kwitansi

Kwitansi pada dasarnya memiliki berbagai jenis, mengikuti untuk apa kwitansi tersebut digunakan. Pembuatan dokumen ini biasanya disesuaikan dengan kebutuhan, beberapa jenis yang bisa kamu temukan adalah:

1.Transfer uang

Kwitansi ini biasanya digunakan oleh pihak bank, sebagai bentuk bukti terjadinya transaksi antara nasabah dengan lembaga keuangan.

2. Transaksi produk

Umumnya digunakan ketika kamu bertransaksi dalam jual beli produk. Contohnya, ketika kamu membeli sebuah smartphone atau laptop, maka kamu akan mendapatkan kwitansi pembayaran uang kamu untuk membeli barang dengan spesifikasi atau seri tertentu.

Biasanya digunakan oleh seseorang/lembaga/perusahaan untuk kebutuhan jual beli atau kerjasama antara dua pihak.

3. Bukti pembayaran

Digunakan untuk kebutuhan jual beli, biasanya menerangkan jumlah uang transaksi. Masih banyak jenis-jenis lainnya, namun beberapa yang sudah disebutkan di atas, merupakan dokumen yang paling sering dipakai di Indonesia.

Perbedaan kwitansi, nota, dan faktur

Ketika kamu sudah mulai tahu tentang penjelasan lengkap terkait kwitansi diatas, maka yang akan jadi pertanyaan selanjutnya adalah apa sih perbedaan antara kwitansi, nota, dan faktur sebagai bukti transaksi.

Sebelum itu, kamu mesti tahu dulu pengertian dari masing-masing bukti transaksi tersebut. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, kwitansi berfungsi sebagai alat transaksi atau penerimaan dana yang dilengkapi dengan informasi mengenai produk, jumlah, dan lainnya.

Dan biasanya ditambah dengan materai dan diatasnya terdapat tanda tangan, supaya transaksi tersebut sah.

Sementara itu faktur digunakan sebagai instrumen dokumen penagihan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli agar tagihannya dilunasi, dari sebuah transaksi barang atau jasa yang telah disepakati.

Sedangkan untuk nota, secara konsep hampir sama dengan faktur dipakai untuk bukti transaksi sederhana dan juga tidak memerlukan penambahan materai.

Cara membuat kwitansi dengan mudah

Jika suatu saat kamu harus mengeluarkan kwintasi secara manual atau sederhananya menggunakan cetakan kwitansi yang banyak dijual umum, maka ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan beberapa hal yang ada di dalamnya.

Karena bukti pembayaran ini menjadi salah satu bukti transaksi yang sah, maka harus terlihat profesional. Misalnya memasukkan dua aspek penting yang wajib ada pada kwitansi seperti brand serta nama bisnis, tujuannya sebagai bukti jelas kepemilikan.

Selain dua aspek tersebut, masih ada beberapa komponen lain, diantaranya:

1.Nomor tanda terima

Pada komponen ini maka umumnya penulisan huruf abjad dan angka disesuaikan dengan keinginan pihak penjual sebagai pembeda antara yang satu dengan lainnya.

2. Nama

Adanya nama yang jelas menjadi salah satu tanda kepada siapa bukti tersebut diperuntukkan. Bisa nama personal atau pribadi bisa juga menggunakan nama perusahaan.

3. Produk

Khusus untuk jenis kwitansi pembayaran, ditambahkan informasi terkait jenis produk, kuantitas barang yang dijual, serta penjelasan yang lebih detail.

4. Jumlah Harga

Tidak hanya jenis barangnya saja, tapi kamu mesti mengisi harga total yang harus dibayarkan oleh pembeli.

5.Materai

Sebagai pelengkap supaya bukti transaksi tersebut semakin sah, kamu bisa menambahkan materai pada kwitansi.

Dari seluruh penjelasan diatas yang lengkap maka dapat disimpulkan bahwa salah satu fungsi kwitansi yakni bisa digunakan sebagai sebuah tanda bukti transaksi atau penyerahan sejumlah uang dengan menambahkan materai maka akan memperkuat legalitas sebagai bukti bayar tersebut.

Selain sebagai bukti hukum, kwitansi transaksi juga sebagai dokumen pendukung dalam sebuah laporan keuangan buku besar. Sehingga laporan tersebut memiliki kredibilitas dan dapat dipercaya terkait laporan keuangannya

Ikuti Whatsapp Channel Republika